1. Le fondement juridique des notes de frais

Les notes de frais relèvent du régime des frais professionnels, tel que défini par l’URSSAF.
Selon la doctrine officielle, constituent des frais professionnels :
« les charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, supportées par ce dernier dans l’intérêt de l’entreprise ».

Ce principe est repris et détaillé dans le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS), qui fait foi en matière de cotisations sociales, ainsi que sur le portail du Service-public.fr.

Deux modes de remboursement sont admis :

• remboursement au réel, sur justificatifs ;​
• remboursement forfaitaire, dans la limite de barèmes fixés et actualisés par l’administration.

2. Frais de repas : plafonds d’exonération applicables en 2026

Les plafonds d’exonération des indemnités de repas sont fixés chaque année et publiés par l’URSSAF et Service-public. Pour 2026, les montants applicables sont les suivants :​

• Repas pris sur le lieu de travail, lorsque le salarié est contraint d’y rester : 7,50 € par repas.​
• Repas pris hors des locaux, sans accès à un restaurant : 10,40 € par repas.​
• Repas au restaurant lors d’un déplacement professionnel : 21,40 € par repas.​

Tout dépassement non justifié de ces plafonds doit être réintégré dans l’assiette des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu, sauf remboursement au réel dûment documenté

3. Frais de télétravail : cadre social en 2026

Le remboursement des frais liés au télétravail (électricité, chauffage, connexion internet, usage du domicile) est encadré par la doctrine URSSAF et le BOSS.

Pour 2026, l’exonération est admise dans les limites suivantes :

• 2,70 € par jour de télétravail, dans la limite de 59,40 € par mois, en l’absence d’accord collectif ;
• 3,30 € par jour, plafonné à 72,60 € par mois, lorsqu’un accord collectif, une charte ou un accord de branche le prévoit.

Au-delà de ces plafonds, l’exonération n’est possible que dans le cadre d’un remboursement au réel, sur justificatifs précis.

4. Titres-restaurant : plafond d’exonération en 2026

La participation de l’employeur aux titres-restaurant bénéficie d’un régime social dérogatoire. Pour 2026, la part patronale exonérée est plafonnée à 7,32 € par titre-restaurant, sous réserve de respecter les conditions suivantes :​

• la contribution de l’employeur doit représenter entre 50% et 60% de la valeur faciale ;​
• l’avantage doit être attribué dans le cadre normal de l’activité professionnelle.

5. Dépenses exonérées sans plafonnement

Certaines dépenses peuvent être intégralement exonérées si elles sont remboursées au réel et remplissent les conditions légales. Les frais sont alors exonérés lorsqu’ils sont :​

• justifiés par des factures ou tickets conformes ;
• directement liés à l’activité professionnelle ;
• engagés dans l’intérêt exclusif de l’entreprise.​

Cela couvre notamment les frais de transport (train, avion, taxi), les frais d’hébergement lors de déplacements professionnels et certaines dépenses exceptionnelles liées à une mission. Par ailleurs, les indemnités kilométriques sont exonérées dans la limite du barème kilométrique officiel publié par l’administration fiscale et repris par l’URSSAF.

6. Ce qui n’est pas (ou plus) exonéré

La réglementation est particulièrement stricte sur certains points.

Dépassement des plafonds forfaitaires

Lorsque les indemnités forfaitaires dépassent les barèmes officiels et qu’aucun justificatif n’est fourni, la fraction excédentaire est :

• soumise à cotisations sociales,
• imposable pour le salarié.

Absence ou insuffisance de justificatifs

Un remboursement présenté comme une note de frais mais non justifié peut être requalifié en :

• avantage en nature,
• ou complément de rémunération.

Cette requalification est systématiquement retenue en cas de contrôle de l’URSSAF.

7. Bonnes pratiques recommandées

Pour sécuriser la gestion des notes de frais, il est recommandé de :​

• formaliser une politique interne de remboursement claire (types de frais, plafonds, validations) ;
• exiger des justificatifs dès que les plafonds forfaitaires sont atteints ou dépassés ;
• préciser systématiquement le motif professionnel sur chaque dépense ;
• conserver les pièces justificatives conformément aux délais légaux.

En 2026, le régime des notes de frais repose sur des règles claires et des barèmes strictement encadrés, mais leur sécurité dépend avant tout d’une gestion rigoureuse et documentée au quotidien.​